Étape n°1 : Étudier le marché et définir votre niche

Avant de plonger dans la création administrative de votre agence de voyage, il est crucial de réaliser en amont une étude de marché approfondie. Cela vous permettra de :
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🔸 comprendre le marché du voyage et son paysage concurrentiel
🔸 repérer les tendances actuelles du marché
🔸 définir votre niche et identifier votre clientèle cible

Une niche bien définie vous permettra notamment de vous démarquer de la concurrence,  d'attirer une clientèle spécifique et également d’améliorer votre taux de conversion.

Comment réaliser une étude de marché ?

Si vous sortez d’études ou êtes déjà en agence depuis quelques années, vous tenir au courant des tendances du secteur touristique et de ce que font vos concurrents est en principe quelque chose que vous avez l’habitude de faire, mais n’hésitez pas à sortir des sentiers battus et à découvrir de nouveaux leviers de veille.

Identification des tendances

Commencez par analyser les tendances actuelles : allez sur les moteurs de recherche, les blogs spécialisés, les sites touristiques et ceux de la concurrence. Utilisez également des sources fiables, comme des rapports de l'industrie touristique, des études de marché et des statistiques sur les voyages. 

Prenez des notes et sauvegardez dans un dossier de favoris les onglets les plus intéressants de votre recherche : votre analyse terminée, vous devriez avoir identifié les orientations actuelles du secteur : 
🔸 quelles sont les destinations les plus populaires du moment, 
🔸 les segments de clientèle en croissance, 
🔸 ou encore les types de voyages plébiscités (écotourisme, voyages de luxe, etc.) ?

À ces recherches peuvent également être ajoutées votre expérience personnelle : les retours divers de vos clients dans vos précédents postes, les voyages que font vos amis, le type d’accompagnement que vous aimeriez avoir en tant que client. Écoutez votre coeur et votre passion; ils sont eux aussi de précieux atouts ! 

Analyse de la concurrence

Recherchez les agences de voyage existantes dans votre région et en ligne. Examinez leurs offres, leurs prix et leurs stratégies marketing : notez toutes les informations que vous jugez pertinentes dans un tableur, prenez des captures d’écran, etc.

N’oubliez pas que la concurrence ne doit pas vous faire peur mais vous inspirer à vous surpasser : vous avez, vous aussi, des forces et des idées à apporter au secteur du tourisme. Vous avez votre place, votre unicité, et vos futurs clients se tourneront vers vous car ils recherchent votre expertise et apprécient votre authenticité.

Vous ne pourrez jamais fermer complètement les yeux sur votre concurrence : elle sera toujours présente; vous et elle faites partie d’un même écosystème. Tout le monde a quelque chose à apporter.

Comment définir sa cible ?

Une fois que vous avez une bonne compréhension du marché, identifiez les segments dudit marché que vous souhaitez cibler, comme les familles, les couples, les aventuriers, ou encore les voyageurs d'affaires.

Choisissez une niche qui corresponde à vos passions et à vos compétences - car vous êtes probablement déjà expérimenté.e sur une destination ou un type de voyage en particulier, mais vous pouvez toujours faire évoluer votre expertise en vous formant sur une autre destination de coeur, ou bien en vous spécialisant sur un seul type de voyage.

Par exemple :
🔸 Voyages de luxe
🔸 Voyages d'aventure
🔸 Voyages écoresponsables
🔸 Voyages pour seniors
🔸 Voyages culturels
🔸 Séjours de plongée
🔸 Croisières…

Vous pensiez peut-être que ne pas vous spécialiser vous amènerait plus de clients… mais en définissant clairement votre niche, vous pourrez offrir des services particuliers et répondre aux besoins spécifiques de votre clientèle cible. Une niche bien définie est également plus facile à promouvoir et à développer.

Étape n°2 : Élaborer un business plan solide

Un business plan bien structuré est crucial pour le succès de votre agence de voyage : c’est une sorte de carte de route, indispensable pour avoir une idée précise de là où vous souhaitez aller. 
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Il vous permettra notamment de définir vos objectifs, de planifier vos finances et de convaincre d’éventuels investisseurs ou banques de vous soutenir.
La bonne nouvelle, c’est que vous en avez déjà réalisé une partie à l’étape 1 de cet article !

Il est important également de démystifier cette étape, qui peut paraître lourde au premier abord. Ce n’est pas tant le résultat qui compte, mais surtout la démarche pour le construire : faire des recherches, vous projeter, émettre des hypothèses, réfléchir selon plusieurs angles d’attaque, etc.

Quels sont les éléments clés du business plan ?

Un business plan inclut en général les éléments suivants :

🔸 Résumé opérationnel : une vue d'ensemble de votre projet.
🔸Présentation de l'entreprise : la mission, la vision et les valeurs de votre agence. Pourquoi ce projet vous tient-il à cœur, comment en avez-vous eu l’idée ?
🔸 Analyse de marché : les résultats de votre étude de marché et votre positionnement.
🔸 Stratégie de marketing : les différents canaux de communication et stratégies sur lesquels vous comptez pour attirer et fidéliser vos clients.
🔸Plan opérationnel : les processus internes et l'organisation de votre agence. Avez-vous des partenaires locaux, des fournisseurs clés ? De quelles ressources internes disposez-vous ?
🔸 Plan financier : les prévisions financières sur plusieurs années si vous le pouvez, le budget initial dont vous disposez, et vos sources de financement actuelles.
🔸 Structure juridique de votre entreprise.

‍Si vous voulez avoir une trame et/ou soigner votre présentation, vous trouverez des modèles de document sur des sites comme Canva.

Si vous êtes plutôt visuel qu’écrit, n’hésitez pas à remplir un “Business Model Canvas”. Il s’agit d’un tableau qui vise à présenter votre modèle économique en toute simplicité.

Prévoir les coûts initiaux et récurrents

Une partie à ne surtout pas négliger de votre business plan : l’identification des coûts associés à l'ouverture et au fonctionnement de votre entreprise ! Voici une liste de coûts possibles mais facultatifs :

🔸 Frais de création d'entreprise : inutile si vous optez dans un premier temps pour l'auto entreprise, mais non optionnel pour une société par exemple. Il faut compter les honoraires du juriste ou du comptable (les montants variant du simple au double), ainsi que les frais de greffe.
🔸 Location ou achat d'un local commercial : tout dépend de si vous comptez recevoir vos clients dans un bureau ou non. Vous pouvez également vous renseigner auprès des locaux de coworking, qui louent parfois des salles de réunion à la demi-journée. 
🔸 Équipement et mobilier de bureau.
🔸 Logiciels de gestion et d’organisation (notamment pour votre portefeuille de clients).
🔸 Salaires et charges sociales : si vous souhaitez vous verser un salaire, ou si vous souhaitez recruter par la suite.
🔸 Marketing et publicité : en fonction des canaux de communication vers lesquels vous pensiez vous tourner, faites faire des devis à des agences de communication ou à des freelances spécialisés, afin d’inclure cette dépense essentielle à votre enveloppe de démarrage. 
🔸 Comptabilité : en fonction de la complexité de la comptabilité à tenir - qui dépendra de la structure juridique de votre entreprise - ainsi que de l’option de TVA choisie, vous ferez peut-être appel à un cabinet comptable.

Il existe également des coûts spécifiques aux agences de voyage; nous vous les présentons à l’étape n°3.

Étape n°3 : Obtenir les licences et les assurances nécessaires

Si les entreprises fournissant des services sont en général moins coûteuses au moment du lancement - car pas d’achat de stocks de marchandises à prévoir, ce n’est pas forcément le cas des agences de voyage.

Petit tour d’horizon des frais spécifiques à une agence de voyage !

1. Le coût de la licence d'Atout France

Pour exercer en tant qu'agence de voyage en France (code APE 7911Z), vous devez obligatoirement être immatriculé auprès d'Atout France, l'agence chargée de développer le secteur du tourisme.

Cette immatriculation atteste que vous remplissez les obligations légales et disposez des assurances nécessaires pour protéger vos clients.

Elle est renouvelable tous les 3 ans et coûte environ 100 euros TTC. Ce montant est relativement faible, mais le dossier à remplir pour s’immatriculer demande des assurances et garanties qui sont plutôt conséquentes (voir les sections 2 et 3 ci-après).

Bon à savoir : tout dossier enregistré passe d’abord en commission, qui rend sa décision sous un mois. Votre dossier pourrait tout à fait être refusé (la décision motivée vous est transmise par courrier recommandé avec accusé de réception.)

2. La garantie financière

La garantie financière est l'un des frais les plus importants pour lancer une agence de voyage. Elle assure que vous serez capable de rembourser vos clients en cas de défaillance ou d’insolvabilité. 

Le montant de cette garantie dépend de votre chiffre d'affaires prévisionnel, mais elle est généralement de 200 000 euros minimum. Vous pouvez souscrire cette garantie via une banque, un organisme de caution, ou une compagnie d’assurance.

Le coût de la cotisation annuelle est d’au minimum 1 500 euros.

Bon à savoir : les garants pouvant délivrer ce Saint-Graal sont peu nombreux - en France : APST, Groupama, Arcus et Atradius.

Il est d’ailleurs dit dans le secteur que certains d’entre eux ne prennent d’ailleurs plus de nouveaux dossiers : seuls Groupama et Arcus seraient ouverts à de nouveaux partenariats.

3. L’assurance responsabilité civile professionnelle (RCP)

L'assurance responsabilité civile professionnelle (RCP) est obligatoire pour les agences de voyage. Elle vous protège en cas de litiges liés à vos prestations (erreurs dans la réservation, non-respect des engagements, etc.).
Les primes annuelles peuvent varier entre 300 et 1 500 euros, selon la taille de votre agence, les destinations proposées, et le volume d’affaires.

4. Les frais de formation et mise à jour professionnelle

Pour rester compétitif dans le secteur du voyage, il est important de suivre des formations continues pour être à jour sur les nouvelles destinations, tendances du tourisme, et outils digitaux. Certains réseaux d'agences de voyage offrent des formations spécifiques, tout comme des plateformes telles que Atout France ou des associations professionnelles du tourisme. Ces formations peuvent coûter entre 200 et 2 000 euros par an, selon le contenu et la durée.

5. Les frais liés aux éductours

Les éductours, ou voyages de familiarisation, représentent un investissement spécifique pour les agences de voyage. Bien que souvent partiellement ou totalement pris en charge par des partenaires (offices de tourisme, hôtels, compagnies aériennes), les agents de voyage peuvent être amenés à contribuer financièrement à ces voyages.

Les frais peuvent inclure une participation aux coûts de transport, aux activités ou aux hébergements. La contribution demandée varie généralement entre 100 et 500 euros, selon la destination et la durée de l’éductour. Ces voyages permettent aux agents de mieux connaître les destinations et produits touristiques, augmentant ainsi leur capacité à les vendre.

Il est donc pertinent de prévoir un budget annuel pour participer à ces initiatives, qui sont un outil précieux pour développer son expertise et fidéliser sa clientèle.

6. Les frais liés à un réseau d’agences de voyage (facultatif)

Si vous souhaitez rejoindre un réseau d'agences de voyages, il faut inclure les frais d'adhésion et les cotisations.
Ces réseaux offrent des avantages comme des formations, des services mutualisés, ou un accès à des partenariats avec des tour-opérateurs. Le coût d'adhésion peut aller de 500 à 5 000 euros par an.

Un budget bien établi vous aidera à éviter les surprises financières et ainsi à maintenir la santé économique de votre entreprise, en ayant un objectif de chiffre d’affaires - et donc de rentabilité - précis.

Étape 4 : Créer vos premiers itinéraires de Voyages

La création de vos premiers circuits et voyages est une étape essentielle pour poser les bases de votre activité et captiver vos futurs clients. Même si vous choisissez de créer des voyages sur-mesure pour chacun de vos clients, avoir quelques itinéraires à leur présenter à titre d’exemple est une excellente idée. Au-delà du produit en lui-même, cette stratégie donnera notamment à vos prospects une idée de vos tarifs et du type de services associés.

1. Sélectionner vos prestataires de confiance

Avant tout, il vous sera nécessaire d’identifier et de prendre contact avec les partenaires avec qui vous souhaitez travailler par la suite (hébergeurs, guides, transporteurs) et qui correspondent à vos valeurs et à votre positionnement (luxe, aventure, écotourisme, etc.).
Si ce n’est pas déjà le cas, établissez des relations solides avec ces prestataires pour garantir qualité, fiabilité et tarifs préférentiels à vos voyageurs.

2. Concevoir un “catalogue” avec quelques circuits

Créez une poignée d’itinéraires attractifs et inspirants pour votre lancement, parfaitement adaptés à votre clientèle cible. Qu’ils prennent la forme de circuits culturels, d’escapades romantiques ou de séjours familiaux, veillez à ce que ces exemples reflètent votre expertise et donnent envie de vous contacter pour un voyage sur mesure.

Ces circuits serviront d’éléments marketing puissants pour votre site vitrine ou vos réseaux sociaux, et de base pour les devis et itinéraires que vous réaliserez tout bientôt. Vous pourrez de toute façon les adapter en fonction des retours clients et des évolutions de la demande.

Étape n°5 : Mettre en place les outils et les infrastructures nécessaires

Pour débuter en tant qu'agent de voyage indépendant, vous aurez besoin d'outils et d'infrastructures adaptés à la gestion de votre agence : de l’organisation en internet à la visibilité, petit tour d’horizon des outils à prévoir !

Logiciels de gestion et CRM pour agents de voyage

Investissez dans des logiciels de gestion voyage et des CRM (Customer Relationship Management) spécialement conçus pour les agents de voyage. Ces outils vous aideront à :

🔸 Gérer les réservations et les itinéraires
🔸 Suivre les interactions avec les clients
🔸 Automatiser les tâches administratives
🔸 Analyser les performances de votre agence

Vous pouvez également utiliser des outils gratuits dans un premier temps; prenez simplement en compte qu’ils n’offrent en général aucune automatisation possible et seront par conséquent plus chronophages.

Support administratif et gestion comptable

La gestion administrative et comptable est un aspect crucial de la création d'une agence de voyage. Vous pouvez choisir de gérer ces tâches vous-même ou de faire appel à des professionnels :
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🔸 Comptable : pour gérer vos finances et assurer la conformité fiscale. Selon la nature de votre structure juridique et la complexité fiscale de celle-ci, vous avez déjà décidé de faire appel ou non à un comptable dans votre business plan, à l’étape 2. 
🔸 Assistants administratifs : pour gérer les tâches quotidiennes et une partie du service client. Gardez en tête cependant que le contact client doit vous revenir en quasi-totalité, surtout si vous êtes seul.e dans votre agence. Vos clients viennent pour votre qualité de service et de communication, et s’attendent à converser avec vous directement.

En externalisant certaines de ces fonctions, que ce soit à court, moyen ou long terme, vous pourrez vous dégager du temps afin de vous concentrer sur le développement de votre activité (formation sur de nouvelles destinations, nouveaux leviers d’acquisition…) et la satisfaction de vos clients.

Psst : envie de rendre certaines démarches des étapes 3 et 4 inutiles ? Rendez-vous en bas de cet article pour découvrir Myway et ce que nous pouvons faire pour vous.

Créer un site web professionnel

Un site web bien conçu reste indispensable pour attirer et retenir des clients, mais également et surtout pour les rassurer sur votre expertise et votre sérieux. Votre site vitrine doit comporter au moins quelques pages et être :

🔸 Facile à naviguer, avec un menu clair sur les services, destinations et thématiques que vous proposez : pour que les clients trouvent rapidement les informations dont ils ont besoin.
🔸 Attrayant et cohérent : une jolie charte graphique et des visuels de haute qualité accompagnés d’un design professionnel donneront davantage confiance en votre entreprise.
🔸 Fonctionnel : votre but final est que les visiteurs prennent contact avec vous, pensez donc aux outils de réservation de créneaux en ligne et aux formulaires de contact faciles à remplir.

Conseil pour aller plus loin : investissez un minimum de temps dans le référencement naturel (SEO) pour apparaître en tête des résultats de recherche et attirer plus de visiteurs sur votre site.

Cela peut passer par un travail de vos textes orientés vers certains mots-clés, un blog avec des articles sur des sujets précis, ou encore l’accompagnement par un professionnel du référencement pour faire briller votre site.

Étape n°6 : Développer des stratégies de communication et de marketing efficace

La communication est essentielle pour attirer des clients et faire connaître votre agence de voyage. Les premiers mois seront cruciaux pour trouver vos premiers clients et amortir vos frais de lancement. 

Marketing digital

Le marketing digital est de nos jours un outil puissant, mais surtout indispensable pour promouvoir votre agence de voyage. Utilisez les canaux suivants pour atteindre votre audience :
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🔸 Référencement naturel (SEO) : optimisez votre site web pour les moteurs de recherche afin d'attirer du trafic naturellement (on vous cherche sur internet et on tombe sur votre site). Cette stratégie peut être gratuite ou payante, selon que vous souhaitez vous faire accompagner ou non.
🔸 Réseaux sociaux : utilisez des plateformes comme Tiktok, Facebook, Instagram ou encore LinkedIn pour engager avec vos clients et promouvoir vos offres. Le choix de votre réseau principal sera à définir selon votre clientèle cible : selon son âge et ses habitudes, elle ne sera pas présente partout, et/ou pas de la même façon !

Publicité traditionnelle

Ne négligez pas les méthodes de marketing traditionnelles, surtout si votre niche inclut des clients moins à l'aise avec les technologies numériques :
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🔸 Annonces dans les magazines de voyage : pour toucher une audience spécifique.
🔸 Flyers et brochures : pour distribuer dans les salons de voyage, les foires et les événements locaux, mais également dans les commerces.
🔸 Publicité à la radio ou à la télé locales : si votre budget le permet et si c’est pertinent pour votre activité, ces médias permettent en général d’atteindre une large audience.
🔸 Flocage et vitrophanies : tout support de communication est bon à prendre, et ces solutions permettent une communication régulière et long terme pour un minimum d’investissement. 
🔸 Apparition dans les annuaires

Partenariats, collaborations et parrainages

Établissez des partenariats avec des entreprises complémentaires, comme des hôtels, des réceptifs, ou encore des organisateurs d'événements. Ces collaborations peuvent offrir des avantages mutuels et élargir votre portée.

Les parrainages et recommandations sont également un levier à considérer : le bouche-à-oreille reste un des canaux d’acquisition les plus efficaces dans le tourisme, et bien que le mieux soit une recommandation effectuée naturellement, un petit coup de pouce dans cette direction avec un système de parrainage avantageux peut booster vos demandes de devis, surtout au début de votre activité. 

Une stratégie marketing bien élaborée vous aidera à vous démarquer de la concurrence et à fidéliser vos clients.

Lancer une agence de voyages demande une préparation minutieuse et une planification rigoureuse. En suivant ces étapes, vous serez mieux préparé.e pour réussir dans ce secteur dynamique et enrichissant. De l'étude de marché à la mise en place des infrastructures nécessaires, chaque étape est cruciale pour assurer la pérennité de votre entreprise.

N'oubliez pas que devenir agent de voyage indépendant demande également de la passion et de la détermination. Mais avec les bons outils et une stratégie bien pensée, vous pouvez créer une agence de voyage prospère et offrir des expériences inoubliables à vos clients.